Câu hỏi thường gặp

Theo đúng thứ tự: (1) Chi nhánh (kèm toạ độ GPS nếu chấm công) → (2) Phòng ban & phân quyền → (3) Nhân sự → (4) Danh mục Dịch vụ/Sản phẩm/Gói → (5) Kho & nhà cung cấp → (6) Ca làm việc → (7) Tài khoản ngân hàng & cấu hình hoá đơn. Chi nhánh bắt buộc có trước mọi thứ.

Vì phân quyền quyết định mỗi nhân viên nhìn thấy menu nào. Làm trước khi tạo nhân sự sẽ tránh việc nhân viên đăng nhập mà không thấy chức năng cần dùng.

Được. Mỗi công ty/chuỗi là một “tenant” độc lập, dữ liệu tách riêng; trong một tenant có thể có nhiều cửa hàng/chi nhánh, quản lý bằng một tài khoản.

Bấm Quên mật khẩu, hệ thống gửi email xác thực để bạn đặt lại mật khẩu mới.

Kiểm tra cửa hàng đang chọn ở góc màn hình. Nhiều báo cáo và thao tác lọc theo cửa hàng đang chọn — đổi cửa hàng bằng nút chuyển cửa hàng.

Đổi ngay trong giao diện, không cần đăng nhập lại.

Do nhóm quyền chưa bật quyền cho menu đó. Kiểm tra lại nhóm quyền của nhân viên trong phần Phân quyền.

Tạo lịch với tên, số điện thoại, ngày và giờ. Lưu ý: khi đặt lịch KHÔNG chọn nhân viên/dịch vụ — những thứ đó được chọn khi lên hoá đơn. Lịch hiển thị theo ngày để lễ tân sắp xếp.

Một số điện thoại chỉ đặt được 1 lịch trong cùng một ngày. Hệ thống báo và mở lịch cũ để bạn xử lý thay vì tạo trùng.

Đúng — hệ thống không cho đặt lịch vào ngày trong quá khứ.

Được. Đánh dấu khách đến rồi tạo hoá đơn từ lịch. Sau khi lịch thành hoá đơn thì lịch bị khoá, không sửa được nữa.

Là lịch quá ngày mà vẫn chưa được xử lý. Hệ thống thống kê để bạn theo dõi tỉ lệ khách không đến.

Tạo đơn từ lịch hẹn hoặc bán trực tiếp → thêm dịch vụ/sản phẩm/gói → gán nhân viên thực hiện từng dòng → áp voucher/giảm giá → thanh toán → khách ký → chốt và in PDF.

Được. Trên cùng một hoá đơn có nhiều dòng: dịch vụ, sản phẩm và gói liệu trình.

Không cần tạo trước. Khi bán trực tiếp với số điện thoại mới, hệ thống tự tạo hồ sơ khách.

Được — một đơn có thể kết hợp tiền mặt, MPOS, VNPAY và chuyển khoản.

Gán nhân viên theo từng dòng dịch vụ/sản phẩm để hệ thống chia doanh số và hoa hồng đúng người.

Tuỳ quyền. Quản lý có thể mở lại đơn đã chốt để sửa, nhưng nên hạn chế vì ảnh hưởng doanh thu, tồn kho và hoa hồng.

Chọn các dòng còn trả được để tạo phiếu trả hàng; phiếu này liên kết với đơn gốc.

Vào Danh mục → Sản phẩm, thêm tên, giá bán. Sản phẩm bán lẻ trừ kho theo kho gắn trên dòng hoá đơn khi bán.

Vào Danh mục → Dịch vụ, nhập tên, giá và tiền tour/hoa hồng cho người thực hiện.

Kiểm tra sản phẩm có được quản lý tồn kho không, và dòng hoá đơn đã gắn đúng kho chưa. Mục khai là dịch vụ sẽ không trừ tồn.

Khai định mức nguyên liệu cho dịch vụ; khi dịch vụ được thực hiện, hệ thống trừ kho vật tư tương ứng.

Tạo gói với số buổi/nội dung rồi bán trên hoá đơn. Mỗi lần khách đến sử dụng, trừ 1 buổi khỏi gói.

Tắt (inactive) nó, không xoá — để giữ nguyên lịch sử. Hệ thống không có chức năng xoá item danh mục.

Hệ thống KHÔNG có nút “Thêm khách” độc lập. Khách được tạo tự động khi bạn đặt lịch hoặc lập hoá đơn với một số điện thoại chưa tồn tại. Số điện thoại là khoá nhận diện khách.

Trước khi thao tác, tìm theo số điện thoại. Hệ thống hiện chưa có chức năng gộp (merge) hồ sơ trùng, nên hãy thống nhất dùng đúng một số điện thoại cho mỗi khách.

Vào Khách hàng → Lịch sử: xem hoá đơn đã mua, dịch vụ đã dùng, ảnh trước/sau và các gói đang sở hữu kèm số buổi còn lại.

Được. Ghi sở thích/ghi chú trên hồ sơ khách để nhân viên nắm tình trạng ở các lần sau.

Tạo phiếu Nhập kho → chọn nhà cung cấp → thêm mặt hàng, số lượng, giá nhập → xác nhận. Phiếu hoàn tất thì tồn tăng tương ứng.

Tạo phiếu Xuất kho ghi lý do. Lưu ý: hàng bán lẻ trên hoá đơn đã tự trừ kho, không cần lập phiếu xuất riêng.

Dùng phiếu Chuyển kho: chọn kho nguồn và kho đích. Bên nhận phải xác nhận đã nhận hàng thì phiếu mới hoàn tất.

Dùng phiếu Kiểm kê/cân bằng để nhập số đếm thực tế; hệ thống điều chỉnh chênh lệch. Nên kiểm kê định kỳ.

Do bán/xuất nhiều hơn số thực nhập (nhập thiếu hoặc định mức tiêu hao khai sai). Rà lại phiếu nhập và định mức rồi cân bằng kho.

Đặt ngưỡng tồn tối thiểu cho mặt hàng; khi tồn xuống dưới ngưỡng, hệ thống cảnh báo để nhập bổ sung.

Mỗi hoá đơn tự sinh phiếu thu và cập nhật doanh thu theo ngày vào sổ quỹ của chi nhánh.

Tạo phiếu chi trong Sổ quỹ; có thể lập theo lô nhiều phiếu cùng lúc. Cần quyền lập phiếu chi.

Khoá sổ giúp chốt số cuối ngày để đối soát, tránh sửa lùi số liệu đã chốt.

Được. Khai các tài khoản ngân hàng trong Thiết lập để phân loại đúng nguồn tiền và theo dõi chuyển khoản.

Import Excel danh sách SĐT; hệ thống theo dõi theo từng đợt (huỷ được cả đợt) và tự chống trùng.

Chia số cho từng sale hoặc chia hàng loạt; có thể đổi người phụ trách hoặc trả số về khi cần.

Ghi lịch sử chăm sóc kèm tag và nguồn cho mỗi số. Khi khách đồng ý, chuyển sang đặt lịch/bán hàng.

Xem báo cáo hiệu quả telesale và doanh số tư vấn của từng sale.

Vào Nhân sự → Tạo, nhập họ tên, số điện thoại, gán cửa hàng và nhóm quyền. Nhân viên đăng nhập bằng tài khoản được cấp.

Nên khoá (ngưng hoạt động) thay vì xoá, để giữ nguyên lịch sử bán hàng, chấm công và hoa hồng. Hệ thống không có chức năng xoá nhân viên.

Check-in đầu ca (chụp ảnh + lấy vị trí GPS), Check-out cuối ca. Hệ thống lưu giờ, ảnh và khoảng cách tới cửa hàng.

Do (1) GPS chưa bật/độ chính xác thấp, (2) toạ độ cửa hàng khai sai, hoặc (3) đứng ngoài phạm vi cho phép. Kiểm tra toạ độ chi nhánh và bật GPS chính xác cao.

Ca đó thiếu giờ ra và không tính đủ giờ. Quản lý có thể bổ sung/điều chỉnh trong màn hình chấm công.

Phần tăng ca cần được duyệt OT. Khi chưa duyệt thì chưa được tính. Quản lý duyệt trong màn hình chấm công.

Ở mục Biên bản phạt (user penalties) — khoản trừ sẽ được đối chiếu khi tính lương/hoa hồng kỳ đó.

Trong thiết lập tiền tour/hoa hồng (wage) của từng dịch vụ và sản phẩm, theo % hoặc số tiền cố định.

Ở báo cáo doanh số nhân viên; lọc theo thời gian để ra tổng doanh số và hoa hồng từng người. Lưu ý hệ thống chưa có màn hình bảng lương tổng hợp.

Trên giá trị thực đã phân bổ cho dịch vụ/sản phẩm trong gói (theo tỉ lệ), không phải giá niêm yết từng thành phần.

Đây là lỗi dữ liệu cũ: một số gói nhập trước đây thiếu thông tin giá gốc. Bổ sung giá cho các mục trong gói để tính đúng hoa hồng/doanh thu.

Tổng hợp doanh số theo lượt/ca làm việc của từng nhân viên, gắn với chấm công — tiện đối chiếu hoa hồng. Tour không hiện doanh số thường do hoá đơn chưa gán đúng người hoặc sai bộ lọc ngày.

Vào Target: cấu hình mục tiêu theo cửa hàng hoặc nhân viên, kèm quy tắc thưởng theo mức đạt. Màn hình hiển thị mức đã đạt so với mục tiêu.

Trong nhóm Báo cáo: doanh số nhân viên, doanh số chi nhánh, và drill-down theo hoá đơn/nhóm sản phẩm-dịch vụ.

Hệ thống theo dõi nợ GÓI (số buổi/giá trị gói khách còn nợ) ở báo cáo nợ gói khách hàng. Hiện chưa có báo cáo công nợ hoá đơn tổng quát.

Báo cáo chấm công có xuất Excel; nhiều màn hình danh sách cũng hỗ trợ xuất. Kiểm tra nút xuất trên từng màn hình cụ thể.

Được — giao diện có bố cục riêng cho di động. Chấm công (ảnh + GPS) đặc biệt phù hợp thao tác trên điện thoại.

Vào Thiết lập → Gói & Thanh toán để xem gói hiện tại và ngày hết hạn.

Thanh toán qua PayOS (xác nhận tự động) hoặc chuyển khoản rồi gửi chứng từ chờ duyệt. Nâng gói được tính chi phí theo tỉ lệ ngày còn lại.

Kể cả khi bị khoá, bạn vẫn truy cập được trang Gói & Thanh toán để thanh toán và mở khoá tài khoản.

Thường do chưa cấp quyền thông báo hoặc thiết bị chưa đăng ký nhận push. Bật lại quyền thông báo trong cài đặt trình duyệt/điện thoại.